Etapy realizacji - opis metodyki

Elektroniczna obsługa klienta urzędu - usługa dla administracji publicznej

Instytut Logistyki i Magazynowa doradza i dostarcza rozwiązania, dzięki którym urząd może, obsługiwać Klientów przez Internet - całkowicie bez użycia papieru. Rozwiązanie opiera się o wykorzystanie możliwości jakich dostarcza platforma ePUAP. Wielokrotnie, wdrożenie poprzedzane jest analizą procesów realizowanych w urzędzie oraz analizą przepływu dokumentów. Wynikiem analiz  są zalecenia umożliwiające optymalizację i usprawnienie pracy urzędu. Całość prac wieńczona jest prowadzonym cyklem szkoleń lub warsztatów podczas których pracownicy urzędu nabywają nowych umiejętności, w tym samodzielnego tworzenia wzorów dokumentów elektronicznych, formularzy i aplikacji. Dzięki temu urząd może prowadzić dalsze działania samodzielnie, uniezależniając się od korzystania z usług podwykonawców.

Warto zwrócić uwagę na fakt, iż elektroniczna obsługa Klienta zastępująca tradycyjny, papierowy obieg, przynosi długookresowe wartości. Związane są one z minimalizacją nakładu czasu wymaganego na obsługę sprawy, jak również ze zmniejszonym przyrostem dziesiątek metrów akt dokumentów papierowych, które wymagają archiwizacji.
Zachęcamy do kontaktu. Rozmowa nie zobowiązuje do podejmowania decyzji. Jest jednak niezwykle istotna. Tylko dzięki indywidualnemu podejściu jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązanie optymalne, przygotowane dokładnie na miarę Państwa potrzeb.

button opis

 

Poprawiono: piątek, 04, październik 2013 11:22

Odsłony: 2349

Elektroniczna obsługa klienta urzędu - podstawowe informacje


Centrum Elektronicznej Gospodarki ILiM specjalizuje się we wdrożeniu elektronicznej obsługi Klienta urzędu z wykorzystaniem rządowej platformy ePUAP.

Jesteśmy przekonani, a tym samym głęboko angażujemy się we wszelkie działania wzmacniające rozwój idei elektronizacji urzędów i obsługi Klientów urzędów. Zajmujemy się zarówno samym procesem elektronizacji procedur jak również ustalaniem standardów czy proponowaniem zmian i uproszczeń wewnętrznych w organizacji (urzędzie), jak i na szczeblu stanowienia prawa. Dlatego też wspólnie z Ministerstwem Gospodarki oraz Krajową Izbą Gospodarczą realizujemy projekt upraszczania i elektronizacji procedur administracyjnych związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej (UEPA).

Zachęcając do korzystania z naszego wieloletniego doświadczenia proponujemy współpracę podczas wdrażania w pełni rozwiniętej elektronicznej współpracy z Klientem urzędu.

Przykładowe, najczęściej realizowane przez nas, z tym związane zadania:

  • Uruchamianie procesu elektronicznej obsługi klienta na platformie ePUAP

- mapowanie i upraszczanie procesów przyjętych do elektronizacji,
- przygotowanie wzorów dokumentów elektronicznych spełniających wymagania platformy ePUAP,
- asysta podczas zakładania przez urząd elektronicznej skrzynki podawczej,
- wsparcie podczas publikacji wzorów dokumentów elektronicznych w Centralnym Repozytorium Dokumentów, będącym częścią platformy ePUAP
- opracowanie formularzy i aplikacji przeznaczonych do instalacji przez urząd na platformie ePUAP

  • Doradztwo w przygotowywaniu przez urząd własnych e-usług

- konsultacje przygotowanych przez urząd wzorów dokumentów
- weryfikacja opracowanych przez urząd formularzy i aplikacji

  • Warsztaty przygotowujące pracowników urzędu do samodzielnego tworzenia i zarządzania e-usługami
  • Szkolenia z techniczno-prawnych aspektów komunikacji elektronicznej w urzędzie

Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie pytania urzędów dotyczące powyższych zagadnień, jak i szerzej postrzeganych tematów e-gospodarki, e-administracji, optymalizacji procesów w urzędzie, optymalizacji obiegu dokumentów, czy organizacji archiwów.

Poprawiono: czwartek, 17, styczeń 2013 14:41

Odsłony: 1019

Elektroniczna obsługa klienta urzędu - metodyka wdrażania


Zakres prac związanych z umożliwieniem Klientom urzędów korzystania z elektronicznej obsługi zależy od wielu czynników, między innymi poziomu przygotowania urzędu. Poszczególne kroki postępowania dostosowujemy do indywidualnie zastanej sytuacji. Stąd zachęcamy do kontaktu i niezobowiązującej rozmowy, której celem jest wspólne zrozumienie oczekiwań i   możliwości technicznych oraz ustalenie podstawowego zakresu niezbędnych do realizacji prac.

 Na tym wstępnym etapie często wskazujemy działania, które urząd może przeprowadzić samodzielnie, nie ponosząc żadnych kosztów. Udostępniamy, również bezpłatnie, dokumenty w postaci instrukcji czy szkoleń e-learning, dzięki którym, pracownicy zapoznają się z tematem elektronizacji, stosowania elektronicznych dokumentów czy też regulacjami prawnymi.

 Drugi etap związany jest bezpośrednio z realizacją ustalonych prac. W przypadku czynności prostych nasza rola może sprowadzać się do utrzymania stałego kontaktu telefonicznego z pracownikiem urzędu, podczas którego skutecznie zostanie przeprowadzonych szereg czynności przygotowawczych. W ten sposób urząd oszczędza na kosztach związane z dodatkowymi przejazdami.

 W trzecim etapie przygotowujemy niezbędne wzory, formularze i aplikacje tworzone pod kątem indywidualnych potrzeb urzędu. Czynności te mogą być zastąpione przeprowadzeniem dedykowanego warsztatu, podczas którego uczymy pracowników urzędu samodzielnego wykonywania wszelkich niezbędnych prac związanych z tym etapem.

Etap czwarty związany jest z uruchomieniem komunikacji pomiędzy stroną www urzędu i platformą ePUAP oraz przeprowadzeniem niezbędnych testów.

 Na piątym etapie prowadzimy szkolenia pracowników urzędu oddelegowanych do obsługi systemu – zarówno administratorów systemu jak i pracowników obsługujących wnioski składane przez klientów urzędu.

 Na każdym z etapów, również po zakończeniu wdrożenia, odpowiadamy na Państwa pytania, prowadzimy przeglądy funkcjonowania systemu, pomagamy w usuwaniu zdarzeń nieprzewidzianych, konsultujemy Państwa propozycje zmian oraz prac rozwojowych.

 

Poprawiono: czwartek, 17, styczeń 2013 14:41

Odsłony: 612

Dlaczego warto - korzyści dla urzędu

Wdrożenie elektronicznej obsługi Klienta przyspiesza współpracę pomiędzy Klientem i samym urzędem. Jest także obowiązkiem, wynikającym z Kodeksu Postępowania Administracyjnego. KPA wskazuje bowiem możliwość załatwianie spraw w formie dokumentu elektronicznego jako jeden z wariantów z których Klient urzędu może korzystać prowadząc postępowanie.

Udostępnienie przez urząd elektronicznego kanału procedowania z wykorzystaniem rekomendowanej przez nas rządowej platformy ePUAP zapewnia:

  • realizację obowiązków ustawowych
  • gwarancja korzystania z systemu zgodnego z aktualnymi przepisami prawa
  • możliwość nieodpłatnego korzystania z wielu aplikacji na ePUAP
  • wdrożenie rozwiązań sprawdzonych i stosowanych przez większość urzędów
  • możliwość samodzielnego tworzenia e-usług
  • niski koszt wdrożenia nowych e-usług
  • brak koszów utrzymania systemu
  • brak kosztów archiwizacji dokumentów elektronicznych
  • gwarancje bezpieczeństwa danych zapewnioną przez rozwiązania ePUAP
  • postrzeganie urzędu jako nowoczesnego i otwartego
  • profesjonalna pomoc doświadczonych specjalistów

Poprawiono: wtorek, 02, kwiecień 2013 14:03

Odsłony: 707

Elektroniczna obsługa klienta urzędu - zapytaj konsultanta


Centrum Elektronicznej Gospodarki ILiM świadczy usługi uzgadniane indywidualnie, związane z obszarami e-gospodarki i  e-administracji. Zachęcamy do kontaktu w celu omówienia możliwości zrealizowania Państwa potrzeb. Przykładowe propozycje indywidualnej współpracy:

  • opracowanie i prowadzenie dedykowanych kursów e-Learningowych,
  • audytowanie i certyfikacja systemów IT urzędów,
  • modelowanie procesów w notacji BPMN,
  • usprawnianie wewnętrznego obiegu dokumentów w urzędzie,
  • opracowanie dokumentacji na realizację projektów dofinansowanych z funduszy UE.

Poprawiono: wtorek, 02, kwiecień 2013 14:03

Odsłony: 663

Sprawdź nasze rozwiązania:

ILiM standardy GS1 czbILiM lancuchy dostaw czbILiM magazynowanie czbILiM transportILiM zarzadzanie zapasami czbILiM e-gospodarka czbILiM badania czbILiM ewnioski czb

© Instytut Logistyki i Magazynowania